Il Planning Programming Budgeting System deve essere inteso come una “visione” nuova da parte dell’azienda, il che comporta un necessario spostamento dell’attenzione dall’operatività passando ad una visione d’insieme complessiva utile al Top Management a prendere decisioni migliori.

Chiaramente la sua implementazione non può prescindere dalla definizione di alcuni punti fondamentali:

• Analisi degli Obiettivi: In questa fase si analizzano in modo dettagliato gli obiettivi fondamentali del progetto o programma che si intende portare avanti in ogni area chiave di attività dell’organizzazione. Questo approccio costringe i responsabili di funzione a staccarsi dal progetto specifico che stanno portando avanti e li porta a concentrarsi maggiormente sui loro obiettivi (ad esempio la domanda che potrebbe sorgere spontanea in loro è: “che cosa sto cercando di realizzare?”);

• Specificazione dell’Output: La seconda fase del PPBS è l’analisi di quello che il progetto specifico dovrà produrre in base agli obiettivi definiti nella prima fase. Definito ciò, le attenzioni che devono conseguire non devono essere incentrate sull’analisi dei costi sostenuti per implementare il progetto, bensì sarebbe molto più utile chiedersi che cosa offrirà il progetto stesso in termini di produzione più efficiente. In questa fase è importante quantificare e definire il numero di clienti che si potranno raggiungere, nonchè il tempo ed il denaro che si possono risparmiare adottando tale strategia;

• Misurazione dei Costi: La terza fase consta nell’analisi dei costi del progetto su un arco temporale ampio (anche di diversi anni);

• Analizzare le Alternative: Ultima e critica fase. In questo momento è utile analizzare anche tutte le possibili strade che meglio rispondono al conseguimento degli obiettivi fondamentali definiti nella prima fase oppure di quelle che permettono di raggiungerli riducendo al minimo i costi.

Spero di averti offerto interessanti spunti di riflessione qualora tu intenda implementare un approccio di questo tipo ma per ora mi fermo qui perchè il tempo rema contro di me!

Alla prossima!!

Devi sapere che nelle aziende più lungimiranti l’approccio di revisione del budget voce per voce ha lasciato posto ad un processo innovativo di allocazione dello stesso, il “Planning Programming Budgeting System”.

Che cos’è?

Sostanzialmente un sistema di allocazione del budget “nuovo” che copre l’intero programma di lavoro di un’azienda piuttosto che l’intera gamma di attività che concorrono ai progetti più significativi. L’obiettivo di questo sistema è quello di portare a galla interrogativi strategici alla visione del manager, cosa che non si avrebbe allo stesso modo utilizzando il tradizionale sistema di budgeting. Questo modello si discosta dall’operatività immediata concentrandosi su un quadro complessivo dove i manager riescono ad avere una visione più “informata” degli obiettivi aziendali, che spesso vengono persi di vista negli approcci schematici della vita quotidiana dove per esempio bisogna decidere quale spesa destinare alla pubblicità piuttosto che la stampa piuttosto che la ristrutturazione e/o l’ammodernamento dell’immobile/i.

Il PPBS presenta 3 caratteristiche fondamentali che lo fanno preferire rispetto al modello di allocazione tradizionale:

• E’ un sistema formale di programmazione;
• Impiega un approccio di budgeting basato sul progetto/programma distinguendosi dal modello tradizionale più analitico;
• Enfatizza l’analisi dei costi-benefici.

Se vuoi scoprire come implementare un Planning Programming Budgeting System seguimi nel prossimo articolo!

Alla prossima!!

Secondo te il processo di costruzione del budget è ancora utile?

Riflettendo per sommi capi su ciò che “metodicamente” avviene in azienda ed avendo a che fare con diverse realtà, sò che per molti Direttori Aziendali e Responsabili di funzione il budget è uno degli aspetti meno piacevoli della loro attività.

Il processo tradizionale che porta alla composizione del budget, viene vissuto in azienda come una sorta di rituale macabro e ti spiego subito il perchè:

normalmente alla fine di settembre (o poco oltre) il senior management invia ai vari responsabili di funzione indicazioni circa priorità e procedure da seguire, successivamente sempre il senior management comunica le proprie osservazioni sulle proposte preliminari presentate ed in novembre i capi dei vari centri di responsabilità ultimano e presentano le rispettive proposte dettagliate che vengono discusse ed esaminate prima dell’approvazione definitiva (il tutto mediamente entro dicembre).

Ora, molto spesso il processo di budgeting per sua natura non è sempre dinamico, e, capita che si riduca ad un tran tran di discussione ed approvazione delle categorie principali di spese generali.
Inoltre è scientificamente provato da diversi studiosi che il processo tradizionale di budget sia la miglior forma di equivoco nell’allocazione inefficiente di risorse.

Ma…non ho ancora finito, perchè i punti a sfavore del “budget tradizionale” non sono finiti e te ne elenco brevemente alcuni:

• i budget sorreggono fondamentalmente vecchie strutture fondate su una logica che potrei definire di “comando e controllo”, questo perchè sono stati pensati per far fronte ad un periodo in cui il mondo era un ambiente più prevedibile in cui operare;
• il budget si inserisce all’interno del processo annuale di reporting e alimenta dei documenti finanziari come il conto economico o lo stato patrimoniale;questo però andava bene finchè i mercati non diventassero peggio delle borse!!;
• il budget genera inevitabilmente una logica incrementale (sò più o meno quanto crescerò e quindi non mi creo aspettative maggiori - sò quanto posso spendere e quanto è meglio che non spenda);
• il budget è composto da categorie di spese generali e all’interno delle categorie mi immagino delle business unit che presentano le proprie proposte di approvazione del budget. Ragionando a compartimenti stagni però si promuove la tendenza del “fai da te” in azienda ed il risultato più probabile è che ogni Business Unit finisce con il lavorare da sè anzichè in sinergia con le altre;
• il budget, per sua natura, è superato nel momento in cui è redatto. Intanto le condizioni di mercato potrebbero aver subito cambiamenti importanti;

Queste sono solo alcuni riflessioni che vorrei condividere con te e mi piacerebbe capire cosa pensi in merito!
Io personalmente lo trovo un sistema utile per gestire e controllare l’andamento aziendale, ma rapportato al continuo e sempre più imprevedibile mutamento dei mercati internazionali e non, dovrebbe essere iniziato a vedere dal management in modo diverso, passando da una cultura rituale orientata alla robotica composizione numerica ad una in cui il responsabile di funzione si senta in potere ed anche responsabile di ottimizzare l’utilizzo delle risorse economiche per rispondere alle esigenze della propria divisione.

Alla prossima!